Termeni și condiții

Prezentul document acoperă exclusiv serviciile pentru Persoană Fizică Autorizată (PFA) disponibile la data publicării. Serviciile pentru Întreprindere Individuală (II) și Societate cu Răspundere Limitată (SRL) vor face obiectul unor termeni dedicați la momentul lansării lor.

Prezentul document stabilește termenii și condițiile (denumite în continuare „Termenii") în care DOSAREL ONLINE S.R.L. pune la dispoziția utilizatorilor platforma Dosarel și serviciile sale destinate înființării și administrării unei Persoane Fizice Autorizate. Vă rugăm să citiți cu atenție acești Termeni înainte de a utiliza Platforma. Prin crearea unui cont, prin lansarea unei comenzi sau prin bifarea câmpului de acceptare, confirmați că ați citit, ați înțeles și acceptați integral acești Termeni, alături de Politica de confidențialitate și Politica de utilizare a cookie-urilor. Dacă nu sunteți de acord cu acești Termeni, vă rugăm să nu utilizați Platforma și Serviciile.

Capitolul I — Părțile, definiții, obiect și acceptare

1.1 Părțile contractante

Prezentul contract se încheie între:

• DOSAREL ONLINE S.R.L., societate cu răspundere limitată, cu sediul social în București, Sectorul 1, Drumul Lăpuș, Nr. 96B, camera 2, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026036696004, cod unic de înregistrare 54829114, operator al platformei „Dosarel" (denumită în continuare „Prestatorul"); și

• persoana fizică, cu capacitate deplină de exercițiu, care creează un cont și/sau lansează o comandă pe Platformă în vederea înființării sau administrării unei Persoane Fizice Autorizate (denumită în continuare „Clientul").

Prestatorul și Clientul sunt denumiți individual „Partea" și împreună „Părțile".

1.2 Definiții

• Platforma — aplicația web și/sau mobilă disponibilă la adresa https://app.dosarel.ro, împreună cu toate componentele software conexe prin care sunt furnizate Serviciile.

• Serviciul / Serviciile — totalitatea serviciilor descrise la art. 1.3.

• Clientul — persoana fizică titulară a contului și beneficiară a Serviciilor.

• PFA — Persoana Fizică Autorizată, reglementată de O.U.G. nr. 44/2008.

• ONRC — Oficiul Național al Registrului Comerțului și oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale, precum și subdiviziunile acestuia.

• Avocatul Partener — avocatul sau forma de exercitare a profesiei de avocat, membru al rețelei de avocați colaboratori ai Prestatorului, căruia îi este atribuit dosarul Clientului și care asigură reprezentarea juridică a Clientului în fața ONRC, în condițiile Capitolului III. Raportul juridic dintre Client și Avocatul Partener este distinct de contractul cu Prestatorul și se guvernează de Legea nr. 51/1995.

• Dosarul — ansamblul documentelor generate și/sau colectate în vederea înregistrării, modificării sau radierii PFA la ONRC.

• Comanda — manifestarea de voință a Clientului, exprimată electronic prin Platformă, de a achiziționa unul sau mai multe Servicii.

• Abonamentul — serviciul recurent, contra cost, prin care Clientul beneficiază de acces la Platformă și la Serviciile incluse, conform planului ales și Capitolului VII.

• KYC (Know Your Customer) — procesul de identificare și verificare a identității Clientului, descris la Capitolul II.

• Semnătura olografă — reprezentarea grafică a semnăturii Clientului, realizată de acesta în Platformă și aplicată pe documentele Dosarului în condițiile art. 3.5.

• Semnătura electronică calificată — semnătura electronică în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și al Legii nr. 455/2001, aplicată de Avocatul Partener cu certificat calificat.

• Datele Clientului — totalitatea datelor și documentelor introduse, încărcate sau furnizate de Client prin Platformă.

1.3 Obiectul contractului

Prin acceptarea acestor Termeni, Prestatorul pune la dispoziția Clientului, prin intermediul Platformei, următoarele Servicii:

• Înființarea PFA la ONRC — generarea documentelor necesare și asigurarea reprezentării juridice prin Avocatul Partener, inclusă în Abonament fără cost suplimentar (înființare gratuită), în condițiile Capitolelor III și VII;

• Găzduirea sediului social — punerea la dispoziție, contra cost, a unei adrese pentru stabilirea sediului profesional al PFA, fără desfășurarea de activitate la acea adresă, în condițiile Capitolului IV;

• Instrument de facturare — un portofel de facturi cu posibilitatea de conectare la sistemul RO e-Factura, exclusiv pentru Clienții care dețin certificat digital propriu, în condițiile Capitolului V;

• Generarea Declarației Unice — completarea și generarea Declarației Unice pe baza datelor furnizate de Client, fără depunerea acesteia la ANAF, în condițiile Capitolului VI.

Platforma este organizată modular. La data publicării, Serviciile acoperă forma de organizare PFA (înființare). Operațiunile de modificare și radiere, celelalte forme de organizare (PFI, II, SRL) și serviciul de intermediere a contabilității vor fi adăugate pe măsură ce devin disponibile și vor face obiectul unor prevederi dedicate, pe care Clientul le va accepta la momentul utilizării lor.

1.4 Ce NU oferă Platforma — limitări exprese

Clientul ia cunoștință și acceptă în mod expres că Prestatorul NU prestează și că Serviciile NU includ:

• servicii de contabilitate și nici ținerea evidenței contabile;

• consultanță fiscală, juridică, în domeniul resurselor umane sau în orice alt domeniu reglementat, în sensul Legii nr. 51/1995 sau al O.G. nr. 71/2001;

• reprezentarea Clientului în fața ANAF și nici depunerea declarațiilor fiscale în numele Clientului;

• înrolarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) al Clientului prin procură și nici administrarea certificatului digital al Clientului în relația cu autoritățile fiscale.

Suportul, informațiile generale și răspunsurile furnizate prin Platformă, prin e-mail, telefon sau chat (inclusiv prin asistentul automat) au caracter pur informativ și orientativ și nu constituie consultanță profesională.

1.5 Acceptarea Termenilor

Acceptarea Termenilor se realizează prin bifarea câmpului „Am citit și sunt de acord cu Termenii și Condițiile" și confirmarea expresă a versiunii afișate. La momentul acceptării, Platforma stochează versiunea Termenilor acceptată, data și ora acceptării, în scop probator. Acceptarea produce efecte juridice depline și are valoarea unui contract încheiat la distanță, în condițiile O.U.G. nr. 34/2014.

1.6 Modificarea Termenilor

Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica și actualiza periodic prezenții Termeni. Versiunea aplicabilă unei Comenzi este cea aflată în vigoare la data lansării acesteia. Prestatorul va depune diligențe rezonabile pentru a informa Clientul, prin e-mail, cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de intrarea în vigoare a modificărilor.

Pentru actualizări minore, tehnice sau administrative, continuarea utilizării Platformei și/sau a Abonamentului după intrarea în vigoare a noilor Condiții constituie acceptare tacită a acestora.

În cazul unor actualizări majore ( de ex: modificări de preț sau structură tarifară, limitări noi de răspundere sau drepturi, schimbări majore în Politica de Confidențialitate, schimbarea radicală a obiectului contractului), Clienții vor accepta din nou Termenii modificați pentru a putea utiliza Platforma, fiind notificați în acest sens. În caz contrar, Clientul poate denunța contractul conform Capitolului VII.

Capitolul II — Înregistrare cont și identificarea Clientului (KYC)

2.1 Înregistrarea contului

Crearea contului se realizează prin furnizarea unei adrese de e-mail valide, a unui număr de telefon și a unei parole, urmată de verificarea adresei de e-mail prin accesarea linkului transmis de Platformă.

2.2 Confidențialitatea credențialelor

Clientul este unic responsabil de păstrarea în confidențialitate a credențialelor de acces și de toate activitățile desfășurate prin contul său. Orice acces neautorizat la cont sau la elementele nepublice ale Platformei constituie infracțiunea de acces ilegal la un sistem informatic, sancționată de legislația penală română.

2.3 Identificarea Clientului prin proces KYC

Înainte de generarea Dosarului și de atribuirea Avocatului Partener, Clientul este obligat să parcurgă un proces de identificare la distanță (KYC), realizat prin intermediul unui furnizor specializat integrat în Platformă, care presupune: (a) scanarea actului de identitate (față și verso); (b) verificarea prezenței reale (liveness) și compararea biometrică a chipului (face match); (c) extragerea automată a datelor de identificare.

Prelucrarea datelor biometrice prevăzute mai sus se realizează exclusiv în baza consimțământului explicit al Clientului, în conformitate cu Art. 9 alin. (2) lit. a) din GDPR. Clientul își exprimă acest consimțământ prin bifarea câmpului dedicat din Platformă, înainte de inițierea scanării faciale.

Consimțământul poate fi retras în orice moment prin transmiterea unei solicitări la adresa de e-mail info@dosarel.ro . Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia. În caz de retragere sau refuz al prelucrării biometrice, procesul automat KYC va fi întrerupt, iar Clientul va fi direcționat către o metodă de verificare manuală, în măsura în care aceasta este disponibilă operațional.

2.4 Scopul procesului KYC

Procesul KYC servește următoarelor scopuri legitime:

• prevenirea uzurpării identității și asigurarea că persoana care solicită înființarea PFA este titularul real al datelor furnizate;

• îndeplinirea obligațiilor de cunoaștere a clientelei (customer due diligence) care revin Avocatului Partener în calitate de entitate care aplică măsuri de prevenire a spălării banilor.

2.5 Reținerea datelor KYC

Datele și documentele colectate în cadrul procesului KYC se păstrează pe durata relației contractuale și ulterior pe o perioadă de 5 ani, în conformitate cu termenul prevăzut de Legea nr. 129/2019, după care se șterg sau se anonimizează, cu excepția cazului în care o obligație legală impune o perioadă diferită.

2.6 Dreptul Prestatorului de a refuza

Prestatorul și/sau Avocatul Partener își rezervă dreptul de a refuza prestarea Serviciilor sau de a întrerupe procesul, cu informarea Clientului, în cazul: (a) eșecului repetat al identificării KYC; (b) suspiciunilor întemeiate privind autenticitatea actelor sau caracterul fraudulos al solicitării; (c) existenței unor înscrieri în cazierul fiscal care împiedică sau amână înregistrarea; (d) oricărei situații în care prestarea Serviciului ar contraveni legii.

2.7 Politica de reîncercare KYC

Clientul beneficiază de maximum 3 (trei) încercări de identificare KYC pentru o cerere. La epuizarea încercărilor, cererea este transmisă spre verificare manuală sau, după caz, este anulată cu informarea Clientului.

2.8 Discrepanțe între datele KYC și datele introduse

În cazul în care datele extrase automat din procesul KYC diferă de datele introduse manual de Client, Platforma semnalează discrepanțele, iar Clientul confirmă în mod explicit datele corecte. Discrepanțele sunt înregistrate în scop de audit.

2.9 Unicitatea contului

Un cod numeric personal (CNP) poate fi asociat unui singur cont activ. Dacă CNP-ul declarat este deja asociat altui cont, Platforma respinge solicitarea și recomandă contactarea suportului.

2.10 Legătura dintre pașii de înregistrare și dosarul depus

Pentru transparență, Clientul ia cunoștință și acceptă în mod expres modul în care acțiunile sale din Platformă se transpun în documentele dosarului trimis la ONRC:

• Încărcarea documentelor: Actul de identitate (preluat în urma procesului KYC), dovada calificării profesionale și dovada deținerii spațiului pentru sediu (după caz) sunt încărcate direct de către Client. Clientul garantează că toate documentele încărcate sunt veridice, lizibile și în termen de valabilitate. Prin încărcarea acestora, Clientul mandatează în mod expres Avocatul Partener să procedeze la certificarea conformității cu originalul a copiilor acestor documente în formă electronică, în scopul depunerii dosarului la ONRC.

• Semnătura olografă aplicată digital: Clientul își desenează semnătura în Platformă (folosind mouse-ul sau ecranul tactil). Clientul confirmă și garantează că această semnătură grafică reprezintă specimenul său real de semnătură și consimțământul său deplin. Această semnătură se va aplica automat pe documentele interne ale dosarului care necesită semnătura titularului (cerere, declarații, specimen, contract de asistență juridică). Platforma și Avocatul Partener nu își asumă răspunderea în cazul în care ONRC respinge dosarul din cauza formei, calității sau neconcordanței grafice a semnăturii desenate de către Client.

• Generarea automată și validarea dosarului: Pe baza datelor introduse de Client, Platforma generează automat documentele necesare. Înainte de transmiterea dosarului către Avocatul Partener, Clientul are obligația strictă de a examina și valida corectitudinea tuturor datelor din documentele generate (nume, adrese, coduri CAEN). Platforma nu răspunde pentru erorile din documente rezultate din introducerea greșită a datelor de către Client sau pentru omiterea verificării acestora de către Client înainte de validarea finală.

• Semnătura electronică a Avocatului Partener: Toate documentele finale ale dosarului sunt semnate de către Avocatul Partener prin semnătură electronică calificată (conform Regulamentului UE eIDAS), asigurând valoarea legală a dosarului în fața ONRC. Semnătura olografă desenată de Client nu înlocuiește semnătura electronică a Avocatului, ci reprezintă asumarea conținutului de către Client și mandatul acordat Avocatului. Sprijinul acordat de Avocatul Partener este strict limitat la asistența juridică pentru înființare, conform mandatului primit.

Capitolul III — Înființarea PFA la ONRC

3.1 Obiectul Serviciului

Serviciul constă în: (a) generarea automată, pe baza datelor furnizate de Client, a documentelor necesare înregistrării PFA la ONRC; (b) asigurarea reprezentării juridice a Clientului în fața ONRC prin Avocatul Partener. Serviciul se prestează cu respectarea Legii nr. 265/2022 privind registrul comerțului, a O.U.G. nr. 44/2008 și a reglementărilor ONRC aplicabile.

3.2 Avocatul Partener și atribuirea dosarului

Reprezentarea juridică în fața ONRC se realizează exclusiv prin Avocatul Partener, dintr-o rețea de avocați colaboratori ai Prestatorului. Atribuirea unui anumit Avocat Partener se realizează de către Prestator, automat sau manual, în funcție de disponibilitate și de criterii operaționale interne. Prestatorul poate înlocui Avocatul Partener atribuit cu un alt avocat din rețea, în funcție de disponibilitate, fără ca aceasta să afecteze drepturile Clientului. Clientul ia cunoștință și acceptă că DOSAREL ONLINE S.R.L. nu reprezintă Clientul în fața ONRC; reprezentarea se realizează exclusiv prin Avocatul Partener, în temeiul Legii nr. 51/1995.

3.3 Contractul de asistență juridică și împuternicirea avocațială

Prin lansarea Comenzii și acceptarea acestor Termeni, Clientul își exprimă acordul pentru încheierea, cu Avocatul Partener atribuit, a unui contract de asistență juridică și a unei împuterniciri avocațiale prin care îl mandatează să îl reprezinte în fața ONRC în legătură cu înființarea PFA. În temeiul contractului și împuternicirii, Avocatul Partener poate întocmi și semna cererile și declarațiile necesare, depune și ridica documente, achita taxe în numele Clientului, semna în numele Clientului inclusiv prin semnătură electronică calificată și îndeplini orice formalitate necesară. Modelele acestor documente sunt disponibile în Anexa A.

3.4 Serviciul de înființare și onorariul Avocatului Partener

a) Serviciile de asistență juridică și reprezentare în fața ONRC pentru înființarea PFA sunt prestate în mod direct, exclusiv și independent de către Avocatul Partener atribuit, în baza unui Contract de Asistență Juridică ce se încheie direct între Client și Avocatul Partener în cadrul Platformei.

(b) Pentru a facilita accesul la Servicii, în cadrul Abonamentului achitat de Client către Prestator este inclusă și acoperirea integrală a onorariului datorat Avocatului Partener pentru dosarul de înființare standard. Prestatorul va achita acest onorariu direct către forma de exercitare a profesiei a Avocatului Partener, în numele și pentru Client, acționând ca un terț plătitor, în conformitate cu mecanismul agreat în contractul de colaborare tehnico-juridică dintre Prestator și Avocatul Partener.

(c) Clientul ia cunoștință și acceptă faptul că nu datorează nicio plată suplimentară sau directă către Avocatul Partener pentru serviciile standard de înființare acoperite prin Abonament. Orice servicii juridice suplimentare solicitate de Client în mod expres Avocatului Partener, care depășesc obiectul înființării standard a PFA-ului prin Platformă, vor face obiectul unui onorariu separat, agreat direct între Client și Avocat.

3.5 Aplicarea semnăturii olografe a Clientului

Prin lansarea Comenzii și acceptarea acestor Termeni, Clientul își exprimă acordul ca semnătura sa olografă, realizată în Platformă, să fie aplicată pe documentele din Dosar care necesită semnătura titularului, în special: Specimenul de semnătură, Declarația pe proprie răspundere (Anexa nr. 4 ONRC) și, după caz, Cererea de înregistrare și Anexa 1 ONRC. Clientul certifică totodată conformitatea cu originalul a copiilor documentelor furnizate.

3.6 Semnătura electronică calificată a Avocatului Partener

Toate documentele din Dosar care necesită semnătura avocatului sunt semnate de Avocatul Partener prin semnătură electronică calificată. Semnătura olografă a Clientului prevăzută la art. 3.5 nu înlocuiește și nu suplinește semnătura electronică calificată a Avocatului Partener.

3.7 Documentele generate

În funcție de specificul cererii și de opțiunile Clientului, Dosarul poate cuprinde:

• Cererea de înregistrare;

• Anexa 1 emisă de ONRC (referitoare la înregistrarea fiscală);

• Anexa nr. 4 emisă de ONRC — Declarația pe proprie răspundere;

• Specimenul de semnătură;

• Copia actului de identitate al titularului PFA;

• Copia actelor de calificare/pregătire profesională, după caz;

• Contractul de comodat pentru sediul social, după caz;

• Declarația privind desfășurarea/nedesfășurarea de activitate la sediu emisă de ONRC.

3.8 Dovada calificării profesionale

Anumite coduri CAEN impun, conform reglementărilor ONRC, dovada pregătirii sau experienței profesionale. Clientul este unic responsabil de furnizarea documentelor de calificare și poate fie să le încarce, fie să își asume, prin bifă expresă, obligația de a le furniza ulterior. În lipsa dovezii cerute de lege, cererea poate fi respinsă de ONRC, fără ca Prestatorul sau Avocatul Partener să răspundă pentru această respingere.

3.9 Denumirea PFA

Denumirea (firma) PFA se generează automat de Platformă, în formatul „[Nume] [Prenume] PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ", și se verifică direct la ONRC prin procedura de rezervare a denumirii. Disponibilitatea denumirii este stabilită exclusiv de ONRC.

3.10 Depunerea Dosarului. Obligație de mijloace

Depunerea Dosarului la ONRC se realizează prin Avocatul Partener. Prestatorul și Avocatul Partener își asumă o obligație de mijloace, iar nu de rezultat: aceștia se obligă să întocmească și să depună corect Dosarul, dar nu pot garanta soluționarea favorabilă a cererii de către ONRC.

3.11 Termenele de soluționare

Soluționarea cererilor de către ONRC se realizează, de regulă, în 3-5 zile lucrătoare. În cazul observațiilor sau completărilor, termenul se poate prelungi până la 30 de zile calendaristice sau mai mult, în cazuri excepționale. Prestatorul nu poate garanta un termen maxim și nu răspunde pentru prelungirile, întârzierile sau respingerile imputabile ONRC, nici pentru consecințele acestora asupra activității Clientului.

3.12 Cazierul fiscal

Dacă titularul PFA are înscrieri în cazierul fiscal care împiedică sau amână înregistrarea, Dosarul poate fi amânat sau respins. Prestatorul poate acorda un termen pentru remediere și va proceda la redepunerea Dosarului, prin Avocatul Partener, fără a percepe taxe suplimentare din partea sa; rămân datorate doar eventualele taxe percepute de ONRC pentru o nouă depunere.

3.13 Refacerea documentelor

Dacă ONRC solicită refacerea sau completarea Dosarului, Prestatorul va opera corecțiile și va redepune Dosarul, prin Avocatul Partener, fără costuri suplimentare pentru Client; rămân datorate doar eventualele taxe percepute de ONRC.

3.14 Modificări solicitate de Client după depunere

Dacă, după depunerea Dosarului, Clientul solicită modificări ale datelor, acesta își asumă riscul ca ONRC să soluționeze cererea pe baza informațiilor din Dosarul inițial, precum și eventualele prelungiri ale termenului de soluționare.

3.15 Renunțarea la înființare

Dacă Clientul renunță la înființare în intervalul dintre depunerea Dosarului și soluționarea acestuia, Prestatorul va proceda, prin Avocatul Partener, la retragerea cererii sau la radiere, după caz, într-un termen rezonabil. Consecințele financiare sunt cele prevăzute la Capitolul VII.

3.16 Cerința de vârstă

Pentru înființarea unei PFA, titularul trebuie să aibă vârsta de minimum 18 ani. Prin acceptarea acestor Termeni, Clientul declară pe proprie răspundere că îndeplinește această condiție. Prestatorul și Avocatul Partener sunt exonerați de răspundere dacă PFA se înființează pentru un titular care nu îndeplinește cerința de vârstă, ca urmare a unor date false furnizate de Client.

3.17 Exonerarea pentru erori ale terților

Prestatorul nu răspunde pentru erorile de înregistrare, comunicare sau transmitere a documentelor săvârșite de persoane care nu se află sub autoritatea sa, precum funcționarii ONRC, ai ANAF, ai serviciilor poștale sau de curierat.

3.18 Suportul nu constituie consultanță

Suportul și informațiile furnizate au caracter informativ și administrativ și nu constituie consultanță juridică în sensul Legii nr. 51/1995. Pentru aspecte ce depășesc acest suport, Clientul are obligația de a consulta un specialist (avocat, expert contabil, consultant fiscal).

3.19 Servicii viitoare (II și SRL)

La data publicării acestor Termeni, Serviciile acoperă exclusiv înființarea PFA. Serviciile pentru Întreprindere Individuală (II) și Societate cu Răspundere Limitată (SRL) vor face obiectul unor termeni dedicați, pe care Clientul îi va accepta separat la momentul utilizării lor.

3.20 Denumirea PFA și drepturile de proprietate industrială

Rezervarea și înregistrarea denumirii (firmei) PFA la ONRC nu conferă Clientului drepturi de proprietate industrială asupra unei mărci. Verificarea disponibilității unei mărci și a eventualelor conflicte cu drepturi anterioare ale terților revine exclusiv Clientului. Prestatorul și Avocatul Partener nu răspund pentru eventualele conflicte între denumirea PFA și mărci ori alte drepturi de proprietate intelectuală ale terților.

3.21 Modificarea documentelor de către Client

Orice modificare adusă de către Client documentelor generate prin Platformă se realizează exclusiv pe propria răspundere a acestuia. Prestatorul nu își asumă și nu poate fi ținut răspunzător pentru legalitatea, conformitatea sau consecințele juridice ale modificărilor operate de Client asupra documentelor generate.

3.22 Transmiterea documentelor către terți

Documentele și linkurile de descărcare puse la dispoziția Clientului sunt destinate exclusiv acestuia. Prestatorul nu răspunde în cazul în care Clientul transmite aceste documente sau linkuri altor persoane ori instituții.

Capitolul IV — Găzduirea sediului social (fără activitate)

4.1 Obiectul Serviciului

La cererea Clientului, Prestatorul poate pune la dispoziția acestuia, contra cost, o adresă pentru stabilirea sediului profesional al PFA. Adresa este destinată exclusiv înregistrării la ONRC și primirii corespondenței oficiale, fără desfășurarea de activitate economică la acea adresă.

4.2 Adresele disponibile și tariful

Adresele disponibile pentru găzduire, împreună cu tariful lunar aferent, sunt afișate în Platformă. Tariful pentru găzduirea sediului este distinct de prețul Serviciului de înființare.

4.3 Contractul de comodat

Pentru găzduirea sediului se încheie un contract de comodat direct între Client și DOSAREL ONLINE S.R.L., în calitatea acesteia din urmă de proprietar sau de titular al unui drept de folosință cu drept de subcomodatare asupra spațiului. Modelul este disponibil în Anexa A. Prin lansarea Comenzii și acceptarea acestor Termeni, Clientul își exprimă acordul pentru încheierea acestui contract.

4.4 Interdicția desfășurării de activitate la sediu

Clientul se obligă să își desfășoare activitatea economică exclusiv în afara sediului social găzduit. Dacă activitatea necesită prezență fizică la sediu, recepția de clienți sau depozitarea de bunuri, Clientul are obligația de a anunța Prestatorul și de a schimba sediul ori de a deschide un punct de lucru la o altă adresă.

4.5 Exonerarea privind corespondența

Prestatorul oferă exclusiv dreptul de folosință a adresei pentru înregistrarea la ONRC și nu își asumă obligația de a prelua, păstra sau redistribui corespondența. Clientul exonerează Prestatorul de orice răspundere privind corespondența.

4.6 Schimbarea sediului la încetarea contractului

Dacă Clientul beneficiază de serviciul de găzduire a sediului social și prezentul Contract încetează din orice motiv (inclusiv prin reziliere pentru neplată sau denunțare unilaterală), dreptul de folosință al Clientului asupra spațiului/adresei găzduite încetează de drept la data efectivă a rezilierii. Din acest moment, menținerea sediului social al PFA la adresa respectivă devine ilegală, constituind o utilizare fără titlu juridic valabil.

În termen de maximum 45 de zile calendaristice de la data încetării contractului, Clientul are obligația imperativă de a elibera sediul social și de a alege una dintre următoarele opțiuni:

• schimbarea sediului PFA prin intermediul serviciului specific oferit de Prestator, contra cost, conform tarifelor aplicabile în Platformă la acea dată;

• schimbarea sediului PFA la ONRC pe cont propriu sau prin intermediul unui alt profesionist ales de Client, transmițând Prestatorului dovada (Rezoluția ONRC) în termenul menționat;

• reactivarea Abonamentului, cu achitarea integrală a tuturor sumelor restante și a penalităților de întârziere, sub rezerva disponibilității spațiului de găzduire.

În cazul în care, la expirarea termenului de 45 de zile, Clientul nu a procedat la schimbarea sediului social, acesta se va afla de drept în întârziere fără nicio altă formalitate. În acest scenariu, Prestatorul și/sau proprietarul de drept al spațiului găzduit vor fi îndreptățiți să rezilieze contractul de comodat și să notifice oficial ONRC cu privire la încetarea valabilității titlului de folosință a adresei ca sediu social al PFA Clientului, situația sediului urmând a fi gestionată de Client și de autoritățile competente, potrivit legii.

4.7 Schimbarea unilaterală a adresei

Dacă sediul nu mai poate fi găzduit la adresa inițială, prin acceptarea acestor Termeni Clientul consimte expres la mutarea sediului la o altă adresă comparabilă, pusă la dispoziție de Prestator, inclusiv la semnarea unui nou contract de comodat.

Capitolul V — Instrument de facturare și conectare la RO e-Factura

5.1 Funcționalitățile instrumentului de facturare

Platforma pune la dispoziția Clientului un instrument de facturare (portofel de facturi) care permite, printre altele: emiterea de facturi, înregistrarea încasărilor, evidența documentelor și emiterea de facturi storno.

5.2 Conectarea la RO e-Factura — condiții

Conectarea la sistemul național RO e-Factura este disponibilă exclusiv pentru Clienții care dețin un certificat digital propriu și care sunt înrolați, în nume propriu, în Spațiul Privat Virtual (SPV) al titularului PFA.

5.3 Prestatorul nu se substituie Clientului în relația cu ANAF

Clientul ia cunoștință și acceptă în mod expres că Prestatorul NU obține procură, NU se înrolează în SPV-ul Clientului și NU administrează certificatul digital al Clientului. Conectarea la RO e-Factura nu se realizează prin împuternicirea sau semnătura Prestatorului, ci exclusiv prin mijloacele proprii ale Clientului. Administrarea certificatului digital, a autorizărilor și a reînnoirilor acestora revine integral Clientului.

5.4 Responsabilitatea transmiterii facturilor

Transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura, în termenul legal, revine Clientului, prin propria conexiune și certificat. Prestatorul nu răspunde pentru netransmiterea facturilor, pentru transmiterea cu întârziere sau pentru sancțiunile aplicate Clientului.

5.5 Limitări de răspundere

Prestatorul nu verifică și nu controlează datele introduse de Client în facturi și nu răspunde pentru erorile, pagubele directe sau indirecte rezultate din aceste date, nici pentru indisponibilitatea, întârzierile sau erorile sistemelor ANAF.

5.6 Facturile storno

O factură storno trebuie să conțină referința precisă de identificare a facturii inițiale. Stornarea integrală este posibilă cât timp serviciile din factura inițială nu au fost prestate integral.

5.7 Imposibilitatea modificării facturilor transmise

Orice factură transmisă prin RO e-Factura nu mai poate fi ștearsă, anulată sau modificată. Pentru corectare, Clientul va emite o factură storno și, ulterior, o nouă factură.

5.8 Documentele luate în considerare

Prestatorul ia în considerare exclusiv documentele de venituri emise prin Platformă sau încărcate de Client. Platforma nu preia automat facturi din SPV-ul Clientului; orice document care nu a fost emis prin Platformă sau încărcat de Client nu va fi luat în considerare.

Capitolul VI — Generarea Declarației Unice

6.1 Obiectul Serviciului

Platforma permite completarea și generarea Declarației Unice pe baza datelor furnizate de Client. Serviciul constă exclusiv în generarea documentului; depunerea Declarației Unice la ANAF nu face obiectul Serviciului.

6.2 Depunerea revine Clientului

Depunerea Declarației Unice la ANAF se realizează de către Client, prin propriul SPV sau prin intermediul unui reprezentant ales de acesta. Prestatorul nu depune Declarația Unică în numele Clientului.

6.3 Răspunderea privind sumele

Clientul garantează realitatea și corectitudinea datelor introduse. Prestatorul nu garantează că sumele calculate (impozit, CAS, CASS) sunt sumele finale stabilite de ANAF. În cazul unor erori de calcul imputabile exclusiv Prestatorului, acesta răspunde exclusiv pentru penalitățile, dobânzile și majorările aferente; Prestatorul nu răspunde în niciun caz pentru diferența dintre sumele calculate de Platformă și sumele finale stabilite de ANAF atunci când diferența rezultă din date incomplete, greșite sau false furnizate de Client.

6.4 Funcționalități neacoperite

Serviciul de generare a Declarației Unice nu acoperă, printre altele:

• declarațiile rectificative;

• indemnizațiile și ajutoarele cu regim special;

• opțiunile de modificare a modalității/formei de exercitare, suspendarea sau încetarea activității;

• declararea de venituri ori cheltuieli din alte surse decât cele suportate de Platformă;

• situațiile în care cheltuielile depășesc veniturile;

• situațiile în care, prin schimbarea codului CAEN în cursul anului, devin aplicabile două sau mai multe norme de venit;

• orice altă situație particulară care necesită procesare manuală.

6.5 Gradele de reducere

La calculul Declarației Unice pentru sistemul de impunere la normă de venit, gradele de reducere luate în considerare sunt exclusiv cele afișate în interfața Platformei la momentul completării. Orice alt grad de reducere prevăzut de lege și nereflectat în Platformă nu va fi luat în considerare, în condițiile art. 6.3.

6.6 Situații particulare

Pentru situații precum dobândirea statutului de pensionar sau de student în cursul anului fiscal ori modificarea sediului în cursul anului, Clientul are obligația de a comunica Prestatorului împrejurările relevante. Prestatorul nu răspunde pentru raportarea eronată cauzată de necomunicarea acestora.

6.7 Veniturile din drepturi de autor

Veniturile din drepturi de autor sunt preluate pe baza informațiilor comunicate clar de Client. Prestatorul nu răspunde pentru verificarea contractelor sau pentru calculul sumelor, ci doar pentru preluarea sumei comunicate de Client.

6.8 Declarațiile anterioare

Prestatorul nu are obligația de a verifica corectitudinea declarațiilor întocmite de Client anterior deschiderii contului sau ulterior, dacă nu au fost întocmite prin Platformă, și nu răspunde pentru corectitudinea acestora.

6.9 Erori în procesul de generare

Dacă intervine o eroare în procesul de generare, Clientul este notificat și are obligația de a relua și recompleta fluxul. Prestatorul nu răspunde dacă Clientul nu recompletează fluxul solicitat.

6.10 Prescripția

Dreptul la acțiune pentru orice pretenție rezultată din ori în legătură cu utilizarea Serviciului de generare a Declarației Unice se prescrie în termen de 3 (trei) ani de la data nașterii dreptului.

Capitolul VII — Preț, abonament, reziliere și politica de returnare

7.1 Componența prețului

Prețul datorat de Client se compune din:

• prețul Serviciului, afișat în Platformă la finalizarea Comenzii;

• taxele datorate ONRC, achitate de Prestator în numele Clientului și refacturate prin factură de decont;

• după caz, alte cheltuieli ocazionate de prestarea Serviciului (taxe notariale, curierat etc.).

Valoarea exactă a taxelor datorate ONRC poate fi comunicată după transmiterea cererii, în funcție de tarifele autorității.

7.2 Modelul comercial. Abonamentul

Serviciile se furnizează în baza unui Abonament cu o durată minimă (angajament) de 12 luni și plată recurentă lunară. Înființarea PFA este inclusă în Abonament, fără cost suplimentar (înființare gratuită), fiind oferită în considerarea angajamentului Clientului pentru durata minimă de 12 luni. La expirarea perioadei, Abonamentul se reînnoiește automat pentru perioade succesive de 12 luni, dacă niciuna dintre Părți nu notifică renunțarea cu cel puțin 15 zile calendaristice înainte de expirare.

7.3 Modalitatea de plată

Plata Abonamentului se efectuează lunar, prin debitarea automată a cardului bancar valid înregistrat în contul Clientului. Prin acceptarea acestor Termeni, Clientul își exprimă consimțământul pentru debitarea recurentă lunară pe durata Abonamentului. Clientul este responsabil de menținerea unui card valid și răspunde exclusiv dacă utilizează cardul altei persoane.

7.4 Modificarea tarifelor

Prestatorul poate modifica tarifele, cu notificarea Clientului prin e-mail cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de aplicare. Contractele în curs păstrează prețul stabilit la momentul încheierii, până la următoarea reînnoire.

7.5 Dreptul de retragere și politica de returnare

(a) În calitate de consumator, Clientul beneficiază de dreptul de a se retrage din Contract, fără justificare, în termen de 14 zile calendaristice de la data încheierii acestuia (lansarea Comenzii și plata), conform art. 9 din O.U.G. nr. 34/2014.

(b) Prin lansarea Comenzii și inițierea fluxului KYC/încărcare documente, Clientul solicită în mod expres începerea executării Serviciilor înainte de expirarea termenului de retragere de 14 zile. Clientul ia cunoștință că își pierde dreptul de retragere odată ce Serviciul de înființare a fost prestat complet (dosarul a fost soluționat de ONRC), conform art. 16 lit. a) din O.U.G. nr. 34/2014.

(c) Dacă Clientul își exercită dreptul de retragere în termenul de 14 zile, dar după ce Prestatorul sau Avocatul Partener au efectuat demersuri administrative (redactare documente, analiză dosar, depunere la ONRC), Clientul va fi obligat să achite Prestatorului o sumă proporțională cu serviciile furnizate până la momentul în care a informat Prestatorul cu privire la retragere, conform art. 14 alin. (3) din O.U.G. nr. 34/2014. În acest caz, sumele angajate irevocabil către terți (taxe administrative, costuri notariale sau traduceri, după caz) nu se returnează.

Consecințele încetării contractului depind de faptul dacă, în cadrul contractului de 12 luni, Clientul a beneficiat sau nu de înființarea gratuită.

(A) Clientul NU a beneficiat de înființare gratuită în cadrul contractului

Clientul poate rezilia contractul oricând, direct din contul său, fără taxe suplimentare. Rezilierea produce efecte de la data exprimării, iar Clientul își pierde accesul la Servicii. Clientul are opțiunea de a reactiva ulterior Abonamentul, în condițiile în vigoare la momentul reactivării (art. 7.8).

(B) Clientul A beneficiat de înființare gratuită în cadrul contractului

Întrucât Serviciul de înființare a fost oferit fără cost suplimentar, în considerarea angajamentului Clientului pentru durata minimă de 12 luni, consecințele încetării sunt:

În oricare dintre situațiile de mai sus, dacă Clientul beneficiază suplimentar de găzduirea sediului social, la încetarea contractului se aplică prevederile art. 4.6 privind schimbarea sediului în 45 de zile și consecințele notificării autorităților în caz de neconformare.

7.6 Neplata fără reziliere

În cazul în care Clientul nu reziliază contractul, dar nu mai achită Abonamentul, accesul la Servicii se suspendă după 30 de zile de la scadența ultimei plăți. Dacă întârzierea la plată depășește 60 de zile calendaristice, Prestatorul are dreptul de a denunța unilateral Contractul, cu efect imediat, printr-o simplă notificare în Platformă sau pe e-mail, fără nicio altă formalitate sau intervenție a instanței de judecată.Denunțarea contractului pentru neplată în primele 12 luni, atunci când Clientul a beneficiat de înființarea gratuită, atrage obligația de plată a contravalorii Serviciului de înființare, conform art. 7.5 lit. (B). Neplata nu stinge obligațiile de plată deja scadente.

Dacă Clientul beneficiază de găzduirea sediului social, denunțarea contractului pentru neplată atrage aplicarea art. 4.6: sediul social al PFA nu mai poate fi menținut la adresa găzduită, iar Clientul are obligația de a schimba sediul în termen de 45 de zile calendaristice.

7.7 Restituirea datelor la încetare

La încetarea contractului, în conformitate cu dreptul la portabilitate prevăzut de GDPR, Prestatorul va asigura Clientului posibilitatea de a exporta Datele sale (inclusiv registrele contabile generate, dacă este cazul) într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (de exemplu, PDF, CSV sau JSON). Prestatorul este exonerat de orice obligație sau răspundere privind compatibilitatea tehnologică sau modul de încărcare a acestor date în alte sisteme informatice terțe.

7.8 Reactivarea contului

În cazul reactivării Abonamentului, se încheie un nou contract, Clientul exprimându-și acordul cu privire la forma și conținutul Termenilor în vigoare la momentul reactivării.

Capitolul VIII — Drepturi, obligații și răspundere

8.1 Drepturile și obligațiile Clientului

Clientul se obligă:

• să utilizeze Serviciile cu respectarea deplină a legii;

• să respecte drepturile de autor și protecția datelor cu caracter personal;

• să furnizeze date și documente reale, corecte și conforme cu originalul, sub sancțiunea prevăzută de art. 326 din Codul Penal (falsul în declarații);

• să informeze Prestatorul, într-un termen rezonabil, cu privire la orice modificare a datelor sale personale sau a datelor PFA.

8.2 Drepturile și obligațiile Prestatorului

Prestatorul se obligă să depună diligențe pentru:

• punerea la dispoziție a Platformei și a funcționalităților aferente Serviciilor;

• asigurarea suportului prin e-mail în zilele lucrătoare, în intervalul 09:00-18:00, precum și a asistenței automate cu caracter informativ;

• realizarea de copii de siguranță (backup) ale datelor;

• asigurarea conectării prin protocol securizat (HTTPS).

Prestatorul nu controlează datele și documentele furnizate de Client și își rezervă dreptul de a colecta date anonime privind modul de utilizare a Serviciilor.

8.3 Limitarea răspunderii Prestatorului

Răspunderea Prestatorului pentru orice prejudiciu cauzat din culpa sa exclusivă, în legătură cu un Serviciu, este limitată la cuantumul prețului efectiv achitat de Client pentru acel Serviciu. Prestatorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, beneficii nerealizate sau pierderi de oportunitate.

8.4 Răspunderea Clientului pentru date false

Clientul răspunde integral, civil, contravențional și penal, pentru caracterul real și corect al datelor furnizate. În cazul unor date neconforme realității, Prestatorul este exonerat de răspundere și are dreptul de a suspenda Serviciile și/sau de a înceta colaborarea.

8.5 Exonerări de răspundere

Prestatorul nu răspunde pentru:

• erorile, întârzierile sau deciziile autorităților (ONRC, ANAF) și ale altor terți;

• consecințele schimbărilor legislative, inclusiv eventualele erori sau omisiuni rezultate din modificări legislative frecvente;

• pierderea, alterarea, distrugerea sau divulgarea datelor în cazul unui atac cibernetic, cu condiția ca Prestatorul să fi implementat măsurile tehnice și organizatorice de securitate rezonabile și adecvate, conform standardelor din industrie și obligațiilor trasate de Art. 32 din GDPR, răspunderea Prestatorului în calitate de operator de date cu caracter personal, astfel cum este reglementată de art. 32-34 din GDPR, rămâne neatinsă;

• indisponibilitatea Serviciilor cauzată de mentenanță neanunțată, limitări tehnice ori dependența de rețeaua Internet.

8.6 Asistentul automat (chatbot)

Răspunsurile generate de asistentul automat au caracter exclusiv informativ și orientativ și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau profesională. Prestatorul nu garantează acuratețea, actualitatea sau caracterul complet al acestor informații. Orice decizie luată pe baza lor este în responsabilitatea exclusivă a Clientului.

8.7 Suspendarea contului

Prestatorul își rezervă dreptul de a suspenda contul și accesul la Servicii în caz de suspiciune întemeiată de fraudă, neplată, furnizare de date false sau încălcare a acestor Termeni, cu informarea Clientului în măsura în care legea permite.

8.8 Furnizarea Serviciilor „ca atare"

Platforma și Serviciile sunt furnizate „ca atare" și „în funcție de disponibilitate", fără nicio garanție expresă sau implicită privind caracterul neîntrerupt, lipsa erorilor sau adecvarea la un scop particular, în limitele permise de lege. Deși Prestatorul depune diligențe pentru integritatea și acuratețea conținutului, nu garantează caracterul complet și corectitudinea acestuia, în special în contextul modificărilor legislative frecvente.

8.9 Despăgubirea Prestatorului (indemnizare)

Clientul se obligă să despăgubească și să mențină indemn Prestatorul, Avocatul Partener și colaboratorii acestora pentru orice pretenții, prejudicii, costuri sau cheltuieli (inclusiv cheltuieli rezonabile de asistență juridică) formulate de terți și rezultate din: (a) datele sau documentele furnizate de Client care sunt false, incorecte ori încalcă drepturile terților; (b) utilizarea Serviciilor de către Client cu încălcarea legii sau a acestor Termeni; (c) conflicte privind denumirea PFA, mărci ori alte drepturi de proprietate intelectuală ale terților.

Capitolul IX — Confidențialitate, protecția datelor și securitate

9.1 Politica de Confidențialitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată detaliat în Politica de confidențialitate, care se interpretează împreună cu prezenții Termeni.

9.2 Confidențialitatea reciprocă

Părțile se obligă să nu dezvăluie terților informațiile confidențiale la care au acces în executarea contractului, cu excepția cazurilor impuse de lege sau solicitate de o autoritate publică.

Capitolul X — Proprietate intelectuală

10.1 Proprietatea asupra Platformei

Platforma, codul sursă, designul, conținutul, mărcile și orice alte elemente de proprietate intelectuală aparțin Prestatorului ori licențiatorilor săi și sunt protejate de Legea nr. 8/1996 și de celelalte dispoziții legale aplicabile.

10.2 Dreptul de utilizare al Clientului

Clientul primește un drept de utilizare a Platformei neexclusiv, netransmisibil și fără drept de sublicențiere, limitat la scopul utilizării Serviciilor și pe durata contractului.

10.3 Interdicții

Clientul nu are dreptul să:

• elimine, modifice sau altereze mijloacele tehnice de protecție ori informațiile privind drepturile de proprietate intelectuală;

• sublicențieze, cedeze, transfere, închirieze sau pună la dispoziția terților Platforma ori componente ale acesteia;

• decompileze, dezasambleze, traducă sau aplice procedee de inginerie inversă asupra Platformei;

• utilizeze Platforma într-un mod care încalcă legea sau lezează drepturile terților.

10.4 Proprietatea asupra Datelor Clientului

Clientul rămâne titular exclusiv al Datelor Clientului. Prestatorul prelucrează aceste date exclusiv în scopul furnizării Serviciilor și în condițiile Capitolului IX.

Capitolul XI — Forță majoră, litigii și dispoziții finale

11.1 Forța majoră

Forța majoră, astfel cum este definită de Codul civil, exonerează Părțile de răspundere pentru neexecutarea obligațiilor contractuale. Partea care invocă forța majoră are obligația de a notifica cealaltă Parte, în scris, în termen de 5 zile lucrătoare de la apariția evenimentului și de la încetarea acestuia. Dacă forța majoră durează mai mult de 2 luni, fiecare Parte poate denunța contractul, fără despăgubiri, cu obligația de a-și onora obligațiile scadente.

11.2 Legea aplicabilă

Prezentul contract și toate efectele sale juridice sunt guvernate și interpretate în conformitate cu legea română în vigoare.

11.3 Soluționarea litigiilor

Orice litigiu se soluționează pe cale amiabilă. În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiul va fi supus instanțelor judecătorești competente de la sediul Prestatorului, sub rezerva dispozițiilor legale imperative privind protecția consumatorului. Clientul, în calitate de consumator, are de asemenea posibilitatea de a recurge la mecanismele de soluționare alternativă a litigiilor (SAL) și la platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL): https://ec.europa.eu/consumers/odr/.

11.4 Notificări

Orice notificare adresată Clientului se transmite electronic, la adresa de e-mail din contul acestuia. Orice notificare adresată Prestatorului se transmite electronic, la adresa info@dosarel.ro.

11.5 Dispoziții finale

• Prezenții Termeni constituie întregul acord dintre Părți și înlocuiesc orice înțelegere anterioară.

• Dacă o clauză este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân valabile.

• Orice modificare a contractului se face în condițiile art. 1.6.

• Prestatorul poate cesiona drepturile și obligațiile din prezentul contract unui succesor în activitate (în cadrul unei reorganizări, fuziuni sau al unui transfer de afacere), cu informarea Clientului. Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul scris al Prestatorului.

• Prezenții Termeni sunt disponibili permanent la adresa https://app.dosarel.ro/termeni-si-conditii.

11.6 Versiune și intrare în vigoare

Prezenta versiune: v1.0, în vigoare de la data de 15 iunie 2026.

Anexa A — Specimene ale documentelor pe care se aplică semnătura Clientului

Modelele documentelor utilizate în cadrul Serviciilor, inclusiv indicarea locurilor în care se aplică semnătura olografă a Clientului, vor fi puse la dispoziție în Platformă și prin linkurile de mai jos.

Documente de reprezentare juridică

• Contract de asistență juridică (model)

• Împuternicire avocațială (model)

Înființare PFA

• Cerere de înregistrare (model completat)

• Anexa 1 (model completat)

• Anexa nr. 4 — Declarația pe proprie răspundere (model completat)

• Specimen de semnătură (model completat)

• Copie act de identitate titular PFA (model)

• Copie acte de calificare profesională (model)

• Declarație privind desfășurarea/nedesfășurarea de activitate la sediu (model)

Sediu social găzduit

• Contract de comodat (model)